Працівники часто отримують доступ до інформації, яка безпосередньо впливає на конкурентоспроможність бізнесу: клієнтських баз, умов роботи з постачальниками, цінової політики, фінансових моделей, внутрішніх процесів, планів розвитку чи інформації про майбутні проєкти.
Поки працівник працює в компанії, доступ до таких відомостей є необхідною частиною його роботи. Проблема виникає тоді, коли інформація передається конкуренту, використовується у власному бізнесі працівника або потрапляє у відкритий доступ.
Саме для таких випадків законодавство передбачає режим комерційної таємниці. Однак недостатньо просто назвати певну інформацію «комерційною таємницею». Щоб вона отримала належний правовий захист, роботодавець повинен правильно організувати режим її використання та зберігання.
Що вважається комерційною таємницею?
Основне визначення міститься у статті 505 Цивільного кодексу України.
Комерційною таємницею може бути інформація технічного, організаційного, комерційного, виробничого або іншого характеру, якщо вона одночасно відповідає декільком ознакам: не є загальновідомою або легкодоступною для осіб, які зазвичай мають справу з таким видом інформації, має комерційну цінність саме внаслідок своєї секретності та є предметом адекватних заходів щодо збереження її конфіденційності.
Комерційна таємниця належить до об’єктів права інтелектуальної власності. Цивільний кодекс також передбачає право перешкоджати неправомірному розголошенню, збиранню або використанню такої інформації.
На практиці до комерційної таємниці можуть належати, наприклад, клієнтські бази, непублічні умови договорів із контрагентами, закупівельні ціни, алгоритми ціноутворення, бізнес-плани, внутрішні фінансові показники, технологічні рішення, маркетингові стратегії або інформація про продукти, які ще не вийшли на ринок.
Однак конкретний перелік завжди залежить від діяльності підприємства.
Чи можна оголосити комерційною таємницею будь-яку інформацію?
Ні.
Наявність внутрішнього наказу або положення ще не означає, що будь-які зазначені в ньому відомості автоматично отримають правовий режим комерційної таємниці.
Інформація повинна відповідати критеріям, установленим Цивільним кодексом, а роботодавець повинен реально вживати заходів для збереження її секретності.
Крім того, законодавство містить категорії інформації, доступ до якої не може бути обмежений.
Зокрема, Закон України «Про інформацію» не дозволяє обмежувати доступ до певної інформації про стан довкілля, якість харчових продуктів, надзвичайні ситуації, стан здоров’я населення, факти порушення прав і свобод людини та інших визначених законом відомостей.
Окремо продовжує діяти затверджений Кабінетом Міністрів перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці. Тому перед формуванням внутрішнього переліку конфіденційної інформації варто перевірити, чи може відповідна категорія відомостей взагалі охоронятися в такому режимі.
Чому одного NDA недостатньо?
Поширена ситуація: компанія підписує з усіма працівниками стандартний NDA і вважає питання захисту інформації закритим.
Насправді NDA є лише одним з елементів захисту.
У разі спору роботодавцю важливо буде довести не лише існування обов’язку працівника не розголошувати інформацію, але й те, яка саме інформація була захищеною, чому вона мала комерційну цінність, хто мав до неї доступ і яких заходів компанія вживала для збереження її секретності.
Якщо клієнтська база доступна всім працівникам, документи без обмежень пересилаються на особисті електронні адреси, а перелік комерційної таємниці взагалі не визначений, одного пункту про конфіденційність у трудовому договорі може виявитися недостатньо для ефективного захисту.
Тому захист має працювати не лише на папері.
Як оформити комерційну таємницю на підприємстві?
Базовим документом доцільно зробити Положення про комерційну таємницю та конфіденційну інформацію.
У ньому варто визначити, які саме категорії інформації охороняються, хто і в якому обсязі має до них доступ, як така інформація зберігається та передається, що працівник повинен зробити після припинення трудових відносин та які наслідки передбачені за порушення встановленого режиму.
Водночас положення не повинно існувати окремо від реальних бізнес-процесів.
Доступ до інформації доцільно надавати відповідно до функцій конкретного працівника. Для електронних даних можуть використовуватися розмежування прав доступу, корпоративні облікові записи, журналювання операцій, обмеження копіювання чи завантаження документів. Для документів у паперовій формі – відповідне маркування та визначений порядок зберігання.
Ці заходи мають і практичне юридичне значення: вони допомагають підтвердити, що роботодавець справді вживав передбачених статтею 505 ЦК України заходів для збереження секретності інформації.
Що передбачити у трудових документах?
Обов’язок працівника щодо нерозголошення комерційної таємниці доцільно закріплювати не лише в загальному положенні підприємства.
Відповідні умови залежно від організації роботи можуть міститися у трудовому договорі, посадовій інструкції, правилах внутрішнього трудового розпорядку та окремому зобов’язанні або договорі про конфіденційність.
Особливо важливо належним чином ознайомити працівника з документами, які визначають його обов’язки та порядок поводження із захищеною інформацією.
Інакше у разі спору може виникнути цілком практичне питання: чи знав працівник, що конкретна інформація належить до комерційної таємниці та що він зобов’язаний був забезпечувати її конфіденційність?
Чи діє обов’язок після звільнення?
Припинення трудових відносин саме по собі не робить комерційну таємницю роботодавця загальнодоступною.
Тому в документах доцільно прямо передбачати обов’язок не розголошувати та не використовувати відповідну інформацію і після припинення трудових відносин.
При звільненні також варто організувати повернення документів і носіїв інформації, припинити доступ до корпоративних систем, електронної пошти, CRM та інших інформаційних ресурсів.
При цьому положення про конфіденційність не варто змішувати із загальною забороною працівнику працювати у відповідній сфері після звільнення. Захист конкретної комерційної таємниці та обмеження майбутньої професійної діяльності особи – різні за своєю правовою природою питання.
Відповідальність працівника
За порушення встановлених трудових обов’язків до працівника може застосовуватися дисциплінарна відповідальність відповідно до КЗпП України.
Загальними дисциплінарними стягненнями є догана та звільнення у випадках, передбачених законом.
При цьому саме по собі розголошення комерційної таємниці не є універсальною окремою підставою для звільнення будь-якого працівника. Тому роботодавцю потрібно оцінювати конкретні обставини та передбачені КЗпП підстави.
Наприклад, звільнення за систематичне невиконання без поважних причин обов’язків можливе за наявності передбачених законом умов, зокрема якщо до працівника раніше вже застосовувалися заходи дисциплінарного стягнення.
Важливо також дотримуватися процедури застосування дисциплінарного стягнення та встановлених КЗпП строків.
Чи можна стягнути з працівника збитки?
За наявності передбачених законом підстав працівник може нести матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну роботодавцю.
Однак трудове законодавство встановлює спеціальні правила такої відповідальності. Тому недостатньо просто записати в NDA довільний штраф і розраховувати, що його автоматично можна буде стягнути з працівника.
Роботодавцю необхідно довести порушення трудових обов’язків, вину працівника, наявність прямої дійсної шкоди та причинний зв’язок між порушенням і заподіяною шкодою. Обсяг матеріальної відповідальності визначається з урахуванням правил КЗпП України.
Саме доказування шкоди та її розміру часто стає одним із найскладніших елементів таких спорів.
Захист не обмежується трудовим законодавством
Розголошення комерційної таємниці може мати наслідки не лише у відносинах між роботодавцем і працівником.
Закон України «Про захист від недобросовісної конкуренції» окремо визначає неправомірне збирання, розголошення, схилення до розголошення та неправомірне використання комерційної таємниці як прояви недобросовісної конкуренції.
Тому ситуація, коли колишній працівник передає захищену клієнтську базу конкуренту або використовує отриману на попередньому місці роботи комерційну інформацію в іншому бізнесі, може виходити далеко за межі звичайного трудового спору.
Залежно від обставин можуть застосовуватися також цивільно-правові та інші передбачені законом способи захисту.
Що робити, якщо стався витік інформації?
У таких ситуаціях одна з найбільших помилок – одразу застосовувати стягнення, не зафіксувавши належним чином саме порушення.
Насамперед варто встановити, яка інформація була розголошена, чи мала вона режим комерційної таємниці, хто мав до неї доступ, яким способом вона була отримана або передана та які наслідки це спричинило.
Необхідно зберегти доступні докази: корпоративне листування, журнали доступу, документи, інформацію про завантаження або пересилання файлів та інші матеріали, отримані законним способом.
Лише після належної фіксації обставин варто визначати конкретний спосіб реагування – від дисциплінарних заходів до вимог про відшкодування шкоди або судового захисту.
Висновки
Комерційну таємницю неможливо ефективно захистити одним реченням у трудовому договорі або шаблонним NDA.
Роботодавець повинен насамперед визначити, яка саме інформація має для бізнесу комерційну цінність, встановити правила доступу до неї та забезпечити реальні організаційні й технічні заходи її захисту. Працівники, які отримують доступ до такої інформації, повинні чітко розуміти свої обов’язки щодо її використання та нерозголошення.
Саме поєднання правильно оформлених документів із фактичним режимом захисту значно посилює позицію роботодавця у випадку порушення.
